Vergroot de impact van je data met een doordacht rapportontwerp

In een wereld vol informatie, waar aandacht een schaars goed is, heeft de manier waarop deze informatie wordt gepresenteerd een immense kracht. Een goed ontworpen rapport overstijgt louter data en wordt een communicatiemiddel dat een meeslepend verhaal overbrengt. Een goed rapportontwerp heeft het potentieel om te inspireren, informeren en beïnvloeden, waardoor begrip wordt bevorderd en besluitvorming wordt gestimuleerd. Door zorgvuldig gebruik te maken van grafiektypes, kleuren en contrasten, kan je rapporten creëren die de aandacht van gebruikers grijpen en inzichten op een boeiende manier overbrengen. Lees in dit artikel hoe je het design van je rapport naar de next level kunt brengen in 4 eenvoudige stappen.

Stap 1: Kleurkeuze

Het samenstellen van een harmonieus kleurenpalet ligt aan de grondslag van elk goed design. Om hierbij te helpen kun je gebruik maken van een tool zoals Adobe Color, waar je de kleuren uit een afbeelding kunt extraheren. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn om de je rapport af te stemmen op de kleuren van een logo of website. Als je niet weet waar te beginnen bij het uitzoeken van kleuren, is het een goed idee om op zoek gaan naar een voorbeeld rapport ter inspiratie op het web. Vervolgens kun je dan Adobe Color gebruiken om de kleuren uit dat voorbeeld over te nemen.

Om een helder onderscheid te kunnen maken in de data, bijvoorbeeld bij het gebruik van een legenda, is het van belang dat de kleuren goed bij elkaar passen, zonder dat ze te veel op elkaar lijken. Het onderlinge contrast moet hoog genoeg zijn, zodat de eindgebruiker geen moeite hoeft te doen om het verschil tussen de verschillende kleuren waar te nemen. Kies ook vooraf een passend lettertype en speel ook hierbij met de kleur. Wees daarbij voorzichtig met felle kleuren, maar overweeg bijvoorbeeld donker grijs in plaats van zwart voor as-titels om meer rust te creëren op pagina’s met veel verschillende visualisaties.

Stap 2: Ontwerp een achtergrond

Een goede achtergrond zorgt ervoor dat je visualisaties meer naar voren komen op het rapport, zonder dat het rapport er nodeloos druk van wordt. Voor het ontwerpen van een achtergrond voor het rapport kan je gebruik maken van een design tool zoals Adobe Photoshop of de online design tool Canva. Canva is hierin de meest gebruiksvriendelijke optie voor mensen die vlot een achtergrond willen maken en die hiermee nog geen of weinig ervaring hebben. Bovendien zijn een heel aantal functionaliteiten van Canva gratis en heb je hieraan meer dan voldoende om in een paar minuten een prima rapport achtergrond in elkaar te flansen.

Bij het ontwerpen van een achtergrond is het belangrijk om een aantal zaken in acht te nemen, zoals bijvoorbeeld de plaats van een eventueel logo. Het logo mag namelijk niet in de achtergrond verdwijnen, dus is het belangrijk dat je achtergrond op de plaats van het logo voldoende contrast biedt. Ook is het belangrijk dat het ontwerp van je achtergrond aansluit op de kleuren die je voor je rapport hebt gekozen en dat je met de achtergrond geen groot contrast creëert met de achtergrond van de tegels waar de visualisaties op staan. Er geldt namelijk steeds: hoe groter het contrast van een element, hoe meer aandacht het trekt. Daarom is het doorgaans een goed idee om het contrast in het achtergrond laag te houden en het contrast binnen visualisaties juist te verhogen. Hetzelfde geldt voor de omranding van de tegels, aangezien deze geen deel uitmaken van de informatie die je wil tonen geef je die best geen hoog contrast.

Als je niet weet waar te starten bij het ontwerp van een achtergrond, kun je ook hiervoor inspiratie opdoen uit voorbeeld rapporten zoals besproken bij de kleurkeuze. Een andere goed startpunt is om je achtergrond volledig op te bouwen uit grijstinten. Op die manier hoef je enkel rekening te houden met de vormen in je achtergrond en de helderheid. Dit is doorgaans makkelijker dan het vinden van een goede achtergrond met kleur. Stem als laatste af hoeveel ruimte je tussen de tegels van de visualisaties laat voor een optimaal effect van je achtergrond.

Stap 3: Doordenk de compositie

Een rapport met een goed doordachte compositie is intuïtief en heeft de kracht om het rapport om te toveren tot een meeslepend en betekenisvol verhaal. Het is daarom cruciaal om je bij het opzetten van de compositie steeds te verplaatsen in de eindgebruiker: Wat is de belangrijkste vraag die deze beantwoord wil krijgen met de inzichten uit dit rapport? Waar zou hij dan logischerwijs eerst kijken om deze vraag te beantwoorden? De eindgebruiker wil doorgaans zo snel mogelijk een antwoord op zijn vraag krijgen en wordt hierdoor idealiter geprikkeld om zich vervolgens aanvullende vragen te stellen die hij kan beantwoorden door middel van de rest van het rapport. De kunst is hierbij om ervoor te zorgen dat de visualisatie die de hoofdvraag beantwoordt als eerste in het zicht springt. Daarna moet er een logische volgorde zijn in de visualisaties die het denkproces van de eindgebruiker ondersteunen.

Slicers maken ook deel uit van de compositie van het rapport, maar hebben duidelijk een andere functie dan de visualisaties. Het creëren van een duidelijk visueel onderscheid tussen slicers en de rest van het rapport schept extra duidelijkheid voor de eindgebruiker en versimpelt rapportnavigatie. Een eenvoudige manier om dit onderscheid te maken, is door de slicers samen op een aparte tegel te plaatsen met een andere achtergrond dan de visualisaties. Zo is het voor de eindgebruiker op iedere pagina van het rapport meteen duidelijk waar de slicers zich bevinden.

Om het rapport overzichtelijk te houden gebruik je idealiter een beperkt aantal visualisaties per pagina. Stel je dus bij elke visualisatie de vraag: biedt dit echt een meerwaarde voor de eindgebruiker, welke vraag zou hiermee beantwoord kunnen worden en is dat wel relevant? Vervolgens kan je voor elke visualisatie nagaan welke elementen eventueel overbodig zijn, zoals bepaalde as-titels, legenda-titels en data labels. Als de visualisatie ook duidelijk is zonder, laat je die deze elementen beter weg.

Het kiezen van visualisatie types kan ook beïnvloed worden door de eindgebruiker voor wie het rapport wordt opgesteld. Is de eindgebruiker bijvoorbeeld gewend om veel in Excel te werken? Dan heeft deze misschien graag wat meer tabellen in het rapport. Is de eindgebruiker doorgaans druk en vaak onderweg? Hou de visualisaties dan simpel met weinig detail en hou er rekening mee dat het rapport misschien ook mobile-responsive moet zijn.

Stap 4: The final check

Nu het ontwerp van het rapport bijna af is, is het tijd om jezelf nog een laatste, misschien wel meest cruciale vraag te stellen: Is het zo niet te druk? Als er ergens een bepaald element onterecht alle aandacht naar zicht toetrekt, denk dan aan de hierboven besproken tips en breng het contrast wat omlaag. Valideer of bepaalde elementen die aan het begin van het ontwerp proces misschien erg mooi leken, ook effectief een bijdrage leveren aan de duidelijkheid van het rapport. Dit is helaas echt het moment om afscheid te nemen van wellicht wonderschone, maar overbodige elementen. Doe je eindgebruiker nog die laatste gunst bij de afronding van je rapport ontwerp en onthoud: Maak er iets moois van, maar houd het simpel.